AVISO DE PRIVACIDAD
9 octubre 2023 (última actualización)

En cumplimiento a lo previsto en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (en lo sucesivo la Ley), nos permitimos informarle lo siguiente:

1.   Responsable de los Datos Personales

Vitalis Asesor Independiente, S.A.P.I de C.V. y Vitalis Expertos en Pensiones S.A de C.V. (en lo sucesivo Vitalis), señalando para efectos del presente Aviso de Privacidad el domicilio ubicado en Gobernador Rafael Rebollar, número 47, Colonia San Miguel Chapultepec, Alcaldía Miguel Hidalgo, C.P. 11850, Ciudad de México, México, serán los responsables de los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles que le sean proporcionados de las personas físicas a quienes correspondan los mismos (en lo sucesivo el Titular o los Titulares indistintamente).

El presente Aviso de Privacidad tiene por objeto establecer los términos y condiciones en virtud de las cuales Vitalis (o el encargado que designe Vitalis) (i) recibirá y protegerá sus Datos Personales, a efecto de proteger su privacidad y su derecho a la autodeterminación informativa; (ii) utilizará sus Datos Personales y, (iii) realizara en su caso las transferencias de sus Datos a terceros.

Para los efectos del presente Aviso de Privacidad, los términos que se utilicen en éste y que no estén definidos en el mismo tendrán el significado que se les atribuye en la Ley.

2.   Definiciones.

Para los efectos del presente Aviso de Privacidad, se entenderá por:

"Base de Datos": Es el conjunto ordenado de datos personales referentes a una persona identificada o identificable.

"Bloqueo de Datos": Se refiere a la identificación y conservación de los Datos Personales, una vez que se cumpla la finalidad para la cual fueron recabados, y tiene como propósito determinar las posibles responsabilidades en relación con su tratamiento, hasta el plazo de prescripción legal o contractual de éstas.

"Datos Personales": Es cualquier información concerniente a una persona física identificada o identificable.

"Datos Personales Sensibles": Son aquellos datos personales que afecten a la esfera más íntima de su titular, o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para éste. En particular, se consideran sensibles aquellos que puedan revelar aspectos como origen racial o étnico, estado de salud presente o futuro, información genética, creencias religiosas, filosóficas y morales, afiliación sindical, opiniones políticas y/o preferencia sexual.

"Derechos ARCO": Son los derechos de acceso, rectificación, cancelación y, oposición.

"Derecho de Acceso": Es el derecho que tiene el Titular a conocer sobre los Datos Personales relacionados a su persona que obren en poder del responsable de que se trate o de sus Encargados, asimismo a quién le han sido compartidos y con qué finalidad.

"Derecho a la Rectificación": Es el derecho que tiene el Titular a que sus Datos Personales sean rectificados cuando éstos sean inexactos o incompletos.

"Derecho de Cancelación": Es el derecho que tiene el Titular a solicitar en cualquier momento que se supriman sus Datos Personales, lo cual sucederá una vez que transcurra el periodo de bloqueo.

"Derecho de Oposición": Es el derecho que tiene el Titular a solicitar, siempre que tenga una causa legítima, que el responsable deje de tratar sus Datos Personales.

"Responsable": Significa la persona moral a la cual le haya proporcionado su información personal y/o tenga alguna relación jurídica.

"Titular": Significa la persona física titular de los Datos Personales, o autorizada para entregar Datos Personales de un tercero conforme a las Leyes aplicables, que entregue dichos Datos Personales al responsable.

3.   Datos personales que se solicitan

Para las finalidades señaladas en el presente Aviso de Privacidad, Vitalis, podrá llevar a cabo la recolección de Datos Personales de los Titulares que pretendan contratar o que contraten alguno de los servicios, bienes o productos ofrecidos por Vitalis, así como la imagen del titular cuando visita cualquiera de nuestras instalaciones, oficinas corporativas a través de las cámaras de videovigilancia y seguridad.

Los Datos Personales y/o Datos Personales sensibles de los titulares se podrán recabar de las siguientes formas: cuando el titular se comunica vía telefónica con Vitalis o con nuestros encargados o bien, mediante entrega directa a Vitalis o mediante el uso de correos electrónicos y/o mensajes a través de redes sociales, o mediante la utilización de sus sitios web, mediante el suministro voluntario de información a través de las ventanas de diálogo habilitadas en los sitios, o mediante el uso de herramientas de captura automática de datos. Dichas herramientas le permiten recolectar la información que envía su navegador a dichos sitios Web, tales como el tipo de navegador que utiliza, el idioma de usuario, los tiempos de acceso, y la dirección IP de sitios Web que utilizó para acceder a nuestros sitios.

Vitalis también puede recolectar Datos Personales de fuentes de acceso público y de otras fuentes disponibles en el mercado a las que el Titular pudo haber dado su consentimiento para compartir su información personal o que le haya proporcionado información demográfica anónima asociada a un área geográfica determinada.

Los datos personales que el Titular pueda proporcionarle a Vitalis a través de documentos sean en formato impreso y/o digital y/o página de internet, son: nombre completo (identificación oficial con fotografía) domicilio (particular y laboral), teléfono celular, teléfono particular, correo electrónico, fecha de nacimiento, estado civil, datos laborales, académicos, migratorios, características personales, características físicas y datos personales sensibles sobre salud y afiliación sindical, datos sobre situación y alcance financiero, antecedentes económicos.

Es responsabilidad de los Titulares de los Datos Personales yo Datos Personales Sensibles, garantizar que los datos que faciliten personal o directamente a Vitalis sean veraces y completo, así como de notificar a Vitalis sobre cualquier modificación a los mismos,

4.   Finalidades para las que se recaban los datos Personales

La información de Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles, que es recolectada por Vitalis tendrá el uso que se describe a continuación:

Clientes. Las finalidades que dieron origen y son necesarias para la existencia, mantenimiento y cumplimiento de la relación con nuestros clientes son:

·       Ofrecer, informar y prestar servicios de asesoría y gestión de inversiones de forma independiente.

·       Llevar a cabo los procesos de evaluación para determinar perfiles de riesgo.

·       Establecer y mantener relación con la institución financiera en donde se encuentren las inversiones de nuestros clientes.

·       Dar seguimiento a los retiros y depósitos en los contratos de inversión de nuestros clientes.

·       Brindar servicios de atención al cliente, aclaración de dudas o quejas.

·       Gestión de la información de nuestros clientes y prospectos para mantener una base de datos actualizada.

·       Gestión comercial, de relaciones y de servicios con nuestros clientes y prospectos.

·       Formalizar el proceso transaccional con los clientes.

·       Gestión y entrega de información a las empresas contratistas y/o prestadoras de servicios que realizarán operaciones, actividades, inspecciones, verificaciones, mantenimiento, atención de urgencias, gestiones de cobranza derivadas de la relación jurídica y prestación de servicio, con nuestros clientes.

·       Cálculo de reservas actuariales y otras actividades relacionadas con planes de beneficios para empleados y lo relacionado con la previsión social.

·       Estudio de proyectos, propuestas y en general prestar asesoría y consultoría de organización de actividades empresariales Servicios profesionales de investigación de todo tipo de mercado, nicho, actividad económica etc., por medio de la recolección de información por medio de encuestas de opinión, tanto de fuentes públicas como privadas, así como la codificación y procesamiento de datos.

Con fines de mercadotecnia, publicidad o prospección comercial:

·       Enviar notificación de publicidad, publicaciones, avisos, mensajes, novedades, invitación a eventos de forma impresa o a través de medios electrónicos, telefónicos, físicos y presenciales incluyendo comunicaciones sobre servicios con fines de mercadotecnia avisos y/o mensajes informativos y diversos, que le serán enviados, a menos que el Titular manifieste expresamente su voluntad de no recibirlas.

·       Gestión de marketing (investigación de mercados) a clientes y prospectos.

·       Encuestas de satisfacción, y entrevistas de opinión.

·       Instrumentar en las instalaciones cámaras de videovigilancia para fines de seguridad y prevención de pérdidas

Empleados

Las finalidades que dieron origen y son necesarias para la existencia, mantenimiento y cumplimiento de la relación con nuestros empleados son:

·       Gestión del proceso de reclutamiento, selección y contratación de personal.

·       Gestión de comunicación interna y clima laboral.

·       Gestión del contrato colectivo de trabajo y la relación con el sindicato por cuenta de la empresa e intercambio de información y trámites por cuenta del empleado.

·       Gestión de la participación de empleados en programas sociales.

·       Gestión sobre remuneraciones, contribuciones, obligaciones, y prestaciones, así como, retribuciones, impuestos y aportaciones del personal.

·       Gestión de prestaciones al personal y su familia (chequeo médico, becas, formación, entre otros).

·       Gestión de la información del personal para asegurar la correcta integración de los datos y los expedientes del personal y la generación de documentos solicitados por el empleado.

·       Monitoreo de asistencia y Control de acceso físico y lógico a instalaciones y activos de la empresa.

·       Gestión de medidas para evitar accidentes y mantener la seguridad del personal interno y externo en los Centros de Trabajo (pruebas de alcoholemia y/o de uso de drogas o estupefacientes).

·       Gestión sobre desempeño, valoración, capacitación y formación sobre las habilidades, competencias y seguridad del empleado.

·       Ejecución de los procesos de administración del personal.

·       Administración y gestión de números de cuentas bancarias para el correcto depósito de nómina.

·       Gestión de gastos del personal por cuenta de la empresa.

·       Gestión de obligaciones del empleado vía juicios y trámites administrativos como el caso de pensiones alimenticias, prestamos Fonacot, prestamos Infonavit, etc.

·       Gestión sobre la asignación y uso de activos y herramientas de trabajo.

·       Instrumentar en las instalaciones cámaras de videovigilancia para fines de seguridad y prevención de pérdidas.

Proveedores

Las finalidades que dieron origen y son necesarias para la existencia, mantenimiento y cumplimiento de la relación con nuestros proveedores son:

·       Gestión de la información de proveedores para asegurar la correcta integración de los datos y los expedientes de los proveedores.

·       Gestión de compra de productos y servicios.

·       Gestionar el proceso de selección, requisición, evaluación y adjudicación de proveedores.

·       Monitoreo y control de acceso a las instalaciones.

·       Gestión de pagos y créditos del proveedor.

·       Gestión sobre formalización de relaciones comerciales.

·       Instrumentar en las instalaciones cámaras de videovigilancia para fines de seguridad y prevención de pérdidas.

·       Monitoreo de asistencia y Control de acceso físico y lógico a instalaciones y activos de la empresa, así como capacitación y certificación sobre los empleados de los colaboradores.

Con fines de prospección comercial:

Estudios de mercado. Una vez que el Titular entregue a Vitalis sus Datos Personales o Datos Sensibles, le manifestamos que estos serán conservados en diferentes medios seguros que la tecnología permita, cuyo acceso estará limitado solamente a las personas físicas y/o morales con la que Vitalis tenga alguna relación jurídica. Vitalis contará con las medidas de seguridad que considere adecuadas para proteger el uso de sus Datos Personales y/o Datos Sensibles por parte de terceros no autorizados. En caso de requerimiento de alguna autoridad, los datos Personales y/o Datos Sensibles podrán ponerse a disposición de éstas, dentro del estricto cumplimiento a la Ley.

El tratamiento de sus datos Personales, que se han puesto a disposición de Vitalis bajo cualquier forma o circunstancia, podrá ser utilizados por Vitalis de conformidad con los presentes términos y condiciones, por lo que desde este momento se entiende que el Titular autoriza expresamente a Vitalis para tal efecto, hasta en tanto el Titular manifieste su negativa para el tratamiento de sus datos personales con relación a las finalidades que no son necesarias para la relación jurídica, utilizando para esto los medios señalados en la sección “Medios para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición”, quedando su manifestación asentada en nuestro listado de exclusión llamado “Titulares excluidos de tratamiento”.

La información que sea entregada a Vitalis será resguardada, conservada y protegida, por este último de acuerdo con lo dispuesto por la legislación vigente y las políticas internas de Vitalis para efecto de mantener la confidencialidad de dicha información.

5.   Transferencias

De conformidad con el artículo 36 de la Ley, la siguiente tabla describe las transferencias sobre sus datos personales que Vitalis efectúa:

6.   Consentimiento del Titular.

De conformidad con el artículo 17 de la Ley, el Titular declara que el presente Aviso de Privacidad le ha sido dado a conocer por Vitalis, ha leído, se ha familiarizado y ha entendido los términos expuestos en este Aviso de Privacidad, por lo que otorga su consentimiento respecto del tratamiento de sus Datos Personales, así mismo, el Titular manifiesta su consentimiento para que Vitalis o cualquier Encargado realicen transferencias de Datos Personales a terceros nacionales o extranjeros, en el entendido de que el tratamiento que dichos terceros den a los Datos Personales del Titular deberá ajustarse a lo establecido en este Aviso.

El Titular de los Datos Personales, en todo momento, tiene el derecho de revocar el consentimiento que para tal fin haya proporcionado a Vitalis, utilizando los medios para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición.

Para el caso de que los Datos Personales recopilados por Vitalis incluyan Datos Personales sensibles, en formato impreso o utilizando medios electrónicos, constituirán el consentimiento expreso del titular en términos del segundo párrafo del artículo 8 de la Ley y demás legislación aplicable, y por consiguiente otorga su consentimiento para que Vitalis utilice su información de conformidad con lo establecido en el presente Aviso de Privacidad. Para el caso de que el titular no se oponga a los términos del presente Aviso de Privacidad dentro los siguientes 5 (cinco) días hábiles en que fue puesto a su disposición, se considerará acordado y consentido en todos sus términos su contenido, en términos del tercer párrafo del artículo 8 de la Ley, aclarando que el consentimiento del titular podrá ser revocado en cualquier momento de acuerdo con el procedimiento indicado anteriormente.

7.   Medios para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición.

Los Titulares de la información tendrán en todo momento el derecho de solicitar a Vitalis el acceso, rectificación, revocación, cancelación u oposición, así como limitar el uso o divulgación de sus datos, mediante:  

·       Solicitud formulada al correo electrónico protecciondatos@vitalis.com.mx

Vitalis dará respuesta a las solicitudes de la información, siempre y cuando no se actualicen alguna de las excepciones contenidas en la Ley y cuando el solicitante cumpla con lo dispuesto en el artículo 29 de la Ley que establece los requisitos que debe contener la solicitud.

Para que se pueda dar tramite a la solicitud referente al acceso, rectificación, revocación, cancelación oposición y/o limitación del uso o divulgación de sus datos el titular deberá adjuntar a la solicitud la siguiente información y documentación:

-        Nombre del titular y domicilio u otro medio para que Vitalis le de a conocer la respuesta a su solicitud.

-        Los documentos con los que acredite su identidad o su personalidad en caso de representación legal (identificación oficial del titular o del representante legal y poder de este).

-        Descripción clara y precisa de los Datos Personales sobre los que se busca ejercer el derecho de acceso, rectificación, revocación, cancelación, oposición, limitación del uso o divulgación.

Vitalis dará respuesta a la solicitud de un Titular referente al acceso, rectificación, revocación, cancelación, oposición y/o limitación del uso o divulgación de sus datos dentro de los plazos establecidos en la Ley, es decir, dentro de los veinte (20) días siguientes contados a partir de que reciba la solicitud del Titular y en caso de que la solicitud sea procedente la misma se implementará dentro de los 15 (quince) días siguientes a que se le comunique al Titular la respuesta a su solicitud, plazos que podrán ser ampliados por Vitalis de acuerdo a lo dispuesto por el artículo 32 de la Ley.

La respuesta de su solicitud será gratuita, debiendo cubrir el titular los gastos justificados de envío o el costo de reproducción en copias u otros formatos. En el caso de que el Titular reitere su solicitud de acceso en un periodo menor a doce meses, deberá cubrir los costos correspondientes equivalentes a 1.5 días de Salario Mínimo Vigente en la Ciudad de México, en términos del artículo 35 de la Ley, a menos que existan modificaciones sustanciales al Aviso de Privacidad que motiven nuevas consultas.

El Titular en ningún momento podrá oponerse y/o cancelar el tratamiento de sus datos personales que puedan y/o pudieran llegar a afectar y/o restringir el cumplimiento de las relaciones contractuales y/o comerciales que tiene con Vitalis.

Para efectos de las solicitudes de cancelación de Datos Personales, además de lo dispuesto por el presente Aviso de Privacidad, se estará a lo dispuesto en el Artículo 26 de la Ley, incluyendo los casos de excepción de cancelación de Datos Personales ahí señalados.

En caso de que los Datos Personales hubiesen sido transmitidos con anterioridad a la fecha de rectificación o cancelación y sigan siendo tratados por terceros, Vitalis hará del conocimiento del tercero de que se trate, dicha solicitud de rectificación o cancelación, para que proceda a efectuarla también.

8.   Recolección de datos al navegar en los sitios y páginas web de Vitalis:

Dentro de las herramientas de captura automática de datos utilizadas por Vitalis en sus sitios y páginas web se encuentran las cookies, los Web beacons, y los enlaces en los correos electrónicos.

Uso de Cookies. El correcto funcionamiento de los sitios de Vitalis y el de sus proveedores requieren de la habilitación de “cookies” en su navegador de Internet. Las "cookies" son pequeños archivos de datos transferidos por el sitio Web al disco duro de su computadora cuando navega por el sitio. Las cookies pueden ser de sesión o permanentes. Las cookies de sesión no se quedan en su computadora después de que usted cierra la sesión de su navegador, mientras que las cookies permanentes se quedan en las computadoras hasta que son eliminan o caducan. En la mayoría de los navegadores las cookies se aceptan automáticamente en virtud de su configuración predeterminada, usted puede ajustar las preferencias de su navegador para aceptar o rechazar las cookies. La desactivación de las cookies puede inhabilitar diversas funciones de los sitios web de Vitalis ó que no se muestren correctamente. En caso de que usted prefiera eliminar la información de las cookies enviadas por Vitalis, usted puede eliminar el archivo(s) al final de cada sesión del explorador. Información relevante puede ser consultada en los sitios de los principales navegadores de Internet.

Uso de Web beacons (también conocidos como etiquetas de Internet, etiquetas de píxel y clear GIFs). Vitalis puede utilizar en sus sitios web y en sus correos electrónicos con formato HTML los Web beacons, solos o en combinación con las cookies, para recopilar información sobre el uso de los sitios web y su interacción con el correo electrónico. El Web beacon es una imagen electrónica, llamada de un solo píxel (1x1) o GIF que puede reconocer información que es procesada en su computadora, como el caso de las cookies, la hora y fecha en que el sitio y sus secciones son visualizados.

Vínculos en los correos electrónicos de Vitalis. Los correos electrónicos que incluyen vínculos que permiten a Vitalis saber si usted activó dicho vínculo y visitó la página web de destino, pudiendo esta información ser incluida en su perfil. En caso de que usted prefiera que Vitalis no recolecte información sobre su interacción con dichos vínculos, usted puede optar por modificar el formato de las comunicaciones de Vitalis (por ejemplo, que el mensaje sea recibido en formato de texto y no en formato HTML) o puede hacer caso omiso del vínculo y no acceder a su contenido. Los correos electrónicos de Vitalis pueden incluir vínculos diseñados para dirigirlo a las secciones relevantes de los sitios Web, al redireccionarlo a través de los servidores de Vitalis. El sistema de redireccionamiento permite a Vitalis modificar el URL de tales vínculos en caso de ser necesario, también permiten a Vitalis el determinar la eficacia de sus campañas de marketing en línea. Los Datos Personales que Vitalis obtiene de sus fuentes comerciales pueden utilizarse junto con los Datos Personales que recolecta a través de sus sitios web. Por ejemplo, Vitalis podría comparar la información geográfica disociada adquirida de fuentes comerciales con la dirección IP recopilada por las herramientas de captura automática de datos con el fin de proporcionarle información o promociones relevantes para su área geográfica.

Protección a menores: Vitalis alienta a los padres y/o tutores a tomar un papel activo en las actividades en línea de sus hijos. En caso de que Vitalis considere que los Datos Personales han sido proporcionados por un menor en contravención al presente Aviso de Privacidad, Vitalis procederá a eliminar tales Datos Personales a la brevedad. Si usted se da cuenta que tales Datos Personales han sido proporcionados por un menor de 18 años, por favor envíe un correo electrónico a la dirección: protecciondatos@vitalis.com.mx

9.   Modificaciones al Aviso de Privacidad.

Nos reservamos el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones al presente Aviso de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de nuestros servicios o productos, por lo cual es responsabilidad del Titular revisar periódicamente el contenido del Aviso de Privacidad en el sitio: www.vitalis.com.mx , en caso de que el Titular no exprese alguna oposición con la modificación, Vitalis entenderá que el Titular ha leído, entendido y acordado los términos expuestos, y lo cual constituye su consentimiento expreso a los cambios establecidos respecto al tratamiento de sus Datos Personales.